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ITK - Systemlösungen
Installation einer SwyxWare bei der Stadt Heiligenhaus
Herausforderung
Verbesserte Zugangsmöglichkeiten für die Öffentlichkeit und erweiterte Rechenschaftspflichten stellen kommunale und nationale Behörden vor immer größere Herausforderungen. Eines der Probleme bei der Öffnung nach außen liegt in der Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen von Behörden sowie in deren Integration.
In dieser Situation ist es vorteilhaft, über eine Telefonanlage zu verfügen, mit der sowohl interne als auch externe Ansprechpartner verwaltet werden können und die eine Verwaltung sämtlicher E-Mails, Voicemails und Faxdokumente über den Posteingang ihres PCs ermöglicht.
Die Behörde profitiert von reellen Zeiteinsparungen. Sie kann ihre Korrespondenz schnell überblicken und nach Priorität ordnen. Die Stadtverwaltung Heiligenhaus entwickelte 2007 gemeinsam mit IPT-Consult ein Kommunikationskonzept um diesen Anforderungen zukünftig gerecht zu werden.
Lösung
An der Ausschreibung einer softwarebasierten TK-Lösung für die Stadtverwaltung Heiligenhaus im Herbst 2008 beteiligten sich mehrere Unternehmen aus der Kommunikationsbranche. Das SSM-Unternehmen Engel VuS aus Haan überzeugte mit ihrem Konzept und konnte im Oktober 2008 mit der Installation der SwyxWare beginnen.
Während der Installationsphase wurden die aktiven Netzwerkkomponenten modifiziert und teilweise ausgetauscht. Die neue Kommunikationslösung von Swyx wurde auf zwei neuen Microsoft Windows-Servern installiert, wovon ein Server als Stand-by-System vorgesehen wurde. Sollte der Hauptserver ausfallen, übernimmt das Stand-by-System sofort dessen Aufgabe - eine unterbrechungsfreie Kommunikation ist somit gewährleist.
Einige Sonderfunktionen für das neue moderne Callmanagement wurden von der Engel VuS ebenfalls konfiguriert. Die Programmierabteilung der Engel VuS richtete beispielsweise für Privatgespräche mit PIN-Eingabe entsprechende Skripts ein.
Feedback
Bei dem Abschlussgespräch zwischen den Projektverantwortlichen (siehe Foto) wurde die Zusammenarbeit mit der Engel Vermietungs- und Service GmbH (Swyx-Goldpartner) als komfortabel und durchweg positiv bewertet.
Die Dienstwege wurden zu unserer Zufriedenheit als sehr kurz empfunden. Während der Projektphase waren immer mindestens drei Ansprechpartner vor Ort, so konnten Fragen, Probleme und Änderungen schnell gelöst und geklärt werden.
Die hohe Priorität der Sicherheit während der Umstellung des Systems und der reibungslose Parallelbetrieb bis zur endgültigen Inbetriebnahme gaben den Verantwortlichen viel Vertrauen und somit dem Projekt ein stabiles Gerüst.
Positiv hat man sich auch an die vorab zur Verfügung gestellte Testumgebung erinnert. Mitarbeiter und Verantwortliche hatten so die Möglichkeit, sich vorab mit den neuen Möglichkeiten des Systems vertraut zu machen und weitere Tools und Anwendermöglichkeiten zu finden, welche die tägliche Arbeit erleichtern.
Ausblick
Zukünftig werden noch 3 weitere Außenstellen durch das Swyx Connect mit dem Rathaus vernetzt. So wird nicht nur eine höchst innovative TK-Lösung für die Stadtverwaltung realisiert, sondern auch zusätzliche Kosteneinsparungen. Eine Standleitung zwischen den Außenstellen und dem Rathaus wäre ein weiterer intensiver Kostenpunkt gewesen, der nun entfällt.
Die Firma Engel Vermietungs- und Service GmbH freut sich über ein so positives Fazit sehr und bedankt sich bei allen Beteiligten für die Umsetzung dieses Projektes.
Projektziele
Verbesserter öffentlicher Zugriff
Eine intelligente Call-Routing-Funktion verbessert die Erreichbarkeit der Mitarbeiter.
Contact Center für einzelne Abteilungen
Für ein- und ausgehende Anrufe wird ein Contact Center eingerichtet, um den Zugang zu Spezialabteilungen
zu erleichtern.
Mehr Informationen
Die vorhandene Infrastruktur wird optimiert, um alle Anwendungen (wie Verwaltungssoftware und E-Mail-Systeme) zu integrieren - bei Eingang eines Anrufs wird direkt ein Kontaktfenster mit den relevanten Daten des Anrufers angezeigt.
Anschluss aller Behördenbüros an ein zentrales Telefonnetz
Niedrigere Telefongebühren für Verbindungen zwischen Standorten und mobilen Mitarbeitern. Die Kommunikation mit der TK-Anlage des Unternehmens erfolgt über die vorhandenen IP-Verbindungen zwischen den Büros.
Ein zentrales Kommunikationssystem
Die Mitarbeiter werden ihre Sprach-, Fax- und E-Mail-Nachrichten über den Posteingang verwalten.
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Ansprechpartner:
Service, Sales und Managementberatungs GmbH |
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Kollaustraße 91
22453 Hamburg
Fon: +49-(0)40 - 55 49 04 -0
Fax: +49-(0)40 - 55 49 04 -38
Mail: ssmb@ssm-gruppe.de |
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